Sprawne rozliczanie podróży sÅ‚użbowych, a przede wszystkim weryfikacja wszystkich kosztów poniesionych przez pracownika w trakcie wyjazdu może być utrudnione przez wiele czynników. Jednak najczęściej wystÄ™pujÄ…cym problemem jest wielość sposobów pÅ‚atnoÅ›ci, dostawców i dokumentów zakupu usÅ‚ug. 

Można oczywiście zatrudnić zespół ludzi do rozliczania podróży służbowych - ale przecież nie o to chodzi. Zwłaszcza, że kilka zmian organizacyjnych i umów o współpracy może skutecznie zminimalizować czas potrzebny na rozliczanie podróży służbowych

Podstawowa zmiana organizacyjna jakÄ… trzeba wprowadzić to ujednolicenie pÅ‚atnoÅ›ci, minimalizacja liczby dostawców i stosowanie zbiorczych dokumentów zakupu usÅ‚ug. 

1. Ujednolicenie pÅ‚atnoÅ›ci można zrealizować na dwa sposoby: 
  • poprzez zawarcie umowy o współpracy z agentem podróży ustalajÄ…cej jednÄ… metodÄ™ pÅ‚atnoÅ›ci za wszystkie usÅ‚ugi (to rozwiÄ…zanie wiąże siÄ™ jednak najczęściej z koniecznoÅ›ciÄ… zabezpieczenia pÅ‚atnoÅ›ci) lub 
  • przez otwarcie specjalnego rachunku do rozliczania podróży sÅ‚użbowych w oparciu o umowÄ™ z wybranym dostawcÄ… usÅ‚ug finansowych. 
2. Minimalizacja liczby dostawców i wprowadzenie wygodnego systemu faktur zbiorczych sprowadza się z reguły do zawarcia wspomnianej wyżej umowy z agentem podróży. Ważne jest jednak aby za taką umową i fakturowaniem szły również odpowiednie przygotowane raporty i zestawienia.

Tematy pokrewne


Zobacz też


Proste Podróże Służbowe