ABC of Business Trips
Blue Sky Travel
Simple Business Trips
Blue Sky Travel
Simple Business Trips
Sprawne rozliczanie podróży służbowych, a przede wszystkim weryfikacja wszystkich kosztów poniesionych przez pracownika w trakcie wyjazdu może być utrudnione przez wiele czynników. Jednak najczęściej występującym problemem jest wielość sposobów płatności, dostawców i dokumentów zakupu usług.
Można oczywiście zatrudnić zespół ludzi do rozliczania podróży służbowych - ale przecież nie o to chodzi. Zwłaszcza, że kilka zmian organizacyjnych i umów o współpracy może skutecznie zminimalizować czas potrzebny na rozliczanie podróży służbowych.
Podstawowa zmiana organizacyjna jaką trzeba wprowadzić to ujednolicenie płatności, minimalizacja liczby dostawców i stosowanie zbiorczych dokumentów zakupu usług.
1. Ujednolicenie płatności można zrealizować na dwa sposoby:
- poprzez zawarcie umowy o współpracy z agentem podróży ustalającej jedną metodę płatności za wszystkie usługi (to rozwiązanie wiąże się jednak najczęściej z koniecznością zabezpieczenia płatności) lub
- przez otwarcie specjalnego rachunku do rozliczania podróży służbowych w oparciu o umowę z wybranym dostawcą usług finansowych.
2. Minimalizacja liczby dostawców i wprowadzenie wygodnego systemu faktur zbiorczych sprowadza się z reguły do zawarcia wspomnianej wyżej umowy z agentem podróży. Ważne jest jednak aby za taką umową i fakturowaniem szły również odpowiednie przygotowane raporty i zestawienia.
Tematy pokrewne
- Narzędzia zarządzania podróżami służbowymi
- Zamawianie podróży służbowych
- Zmiany w polityce podróży, wybór dostawców, negocjacje stawek